αποκλείεται· προτιμήσεις, δηλαδή ένα σύνολο περιόδων μέσα στο δοθέν διάστημα που είναι
περισσότερο επιθυμητή η διενέργεια της συνάντησης. Ως περίοδοι νοούνται ημέρες ή ώρες
μέσα σε μία ημέρα. Ενίοτε ο καλών ζητεί από τους προσκαλούμενους να δηλώσουν ανάγκες
σε εξοπλισμό της αίθουσας (π.χ., προβολικό, υπολογιστή, δικτυακή σύνδεση, κλπ.), ενώ εξ
άλλου μπορεί να ερωτήσει τους σημαντικότερους προσκεκλημένους για προτιμήσεις ως προς
τον τόπο της συνάντησης. Ο χρόνος που καθορίζεται για τη συνάντηση πρέπει να κείται εντός
του διαστήματος της πρόσκλησης, να μη παραβιάζει περιορισμούς μη διαθεσιμότητας και να
ικανοποιεί όσο το δυνατόν περισσότερες προτιμήσεις, καθώς επίσης ο τόπος να ικανοποιεί τις
προτιμήσεις των σημαντικών προσκεκλημένων. Εμφανίζεται χρονική σύγκρουση όταν δεν
μπορεί να ευρεθεί χρόνος που να μη παραβιάζει κάποιο περιορισμό μη διαθεσιμότητας.
Τοπική σύγκρουση εμφανίζεται όταν δεν μπορεί να ευρεθεί τόπος σύμφωνα με τις
προτιμήσεις σε χρόνο κατάλληλο (δηλ. εκτός χρονικών συγκρούσεων). Οι συγκρούσεις
επιλύονται με διάφορους τρόπους: ο καλών μπορεί να επεκτείνει το διάστημα της
πρόσκλησης, ορισμένοι προσκεκλημένοι μπορούν να αναθεωρήσουν τους περιορισμούς τους
ή ακόμη να αρνηθούν να συμμετάσχουν. Ένας νέος γύρος προγραμματισμού μπορεί να
απαιτηθεί σε περίπτωση σύγκρουσης.
Το σύστημα προγραμματισμού συναντήσεων πρέπει να αντανακλά όσο το δυνατόν καλύτερα
τον καθιερωμένο τρόπο προγραμματισμού, να μπορεί να χρησιμοποιείται από διοικητικό και
γραμματειακό προσωπικό και να βελτιώνει τον προγραμματισμό ως εξής:
· Να αυξηθεί το μέσο ποσοστό συμμετοχής προσκαλουμένων στις συναντήσεις, ως
συνέπεια περισσότερο ικανοποιητικής επιλογής χρόνου και τόπου συνάντησης.
· Οι συναντήσεις να προγραμματίζονται όσο το δυνατόν ταχύτερα μετά την αρχική
ειδοποίηση.
· Να ανακοινώνονται ο χρόνος και ο τόπος συνάντησης το συντομότερο μετά τον
καθορισμό τους.
· Να μεσολαβεί επαρκής χρόνος μεταξύ της πρόσκλησης και της συνάντησης.
· Η απασχόληση του καλούντος να είναι η μικρότερη δυνατή. Το σύστημα πρέπει να
υποστηρίζει όλη την επικοινωνία μεταξύ των εμπλεκομένων προσώπων, π.χ. διατύπωση
αιτημάτων, λήψη απαντήσεων (ακόμη και από εκείνους που αμελούν), διαπραγμάτευση και
επίλυση συγκρούσεων, πληροφόρηση περί του σταδίου προόδου του προγραμματισμού.
· Ο όγκος της επικοινωνίας με τους εμπλεκόμενους, σε αριθμό και έκταση μηνυμάτων, να
είναι ο μικρότερος δυνατός.
Το σύστημα προγραμματισμού μηνυμάτων πρέπει να μπορεί να χειρίζεται πολλά αιτήματα
προγραμματισμού παράλληλα. Τα αιτήματα αυτά μπορεί να είναι ανταγωνιστικά
παρουσιάζοντας χρονικές ή τοπικές επικαλύψεις. Έτσι γεννώνται περιορισμοί
ταυτοχρονισμού: ένα πρόσωπο δεν μπορεί να συμμετέχει ούτε μία αίθουσα να
χρησιμοποιείται για περισσότερες της μιας συναντήσεις συγχρόνως. Χάριν ευελιξίας πρέπει
να υποστηρίζεται η δυναμική τροποποίηση προγράμματος και η αλλαγή προτιμήσεων χρόνου
και τόπου και περιορισμών προσώπων. Εξ άλλου προκύπτει η ανάγκη χειρισμού εξαιρετικών
αναγκών, π.χ. μία επείγουσα, σημαντικότερη συνάντηση, η οποία μπορεί να οδηγήσει αλλαγή
ή και ακύρωση ήδη προγραμματισμένων συναντήσεων. Ακόμη χρειάζεται ευελιξία ως προς
τη μορφή των δεδομένων (π.χ. μορφή γραφής ημερομηνιών και διευθύνσεων) και τη
μεταβλητότητα αυτών (π.χ. αλλαγή καλουμένων προσώπων, αλλαγή διευθύνσεων αυτών).